OnzeCoach BV | Privacyverklaring

OnzeCoach BV (hierna: “OnzeCoach” of “Wij”) verwerkt Persoonsgegevens en handelt zorgvuldig zodat wij veilig gebruik kunnen maken van uw Persoonsgegevens binnen de grenzen van de wetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: “AVG”). In deze Privacyverklaring beschrijven Wij wie Wij zijn, hoe en voor welke doeleinden Wij uw Persoonsgegevens verwerken, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en wat verder nog van belang kan zijn voor u om te weten.

Om de informatie overzichtelijk te houden, is ieder onderwerp onderverdeeld in twee informatielagen. Eerst ziet u een samenvatting op hoofdlijnen. Als u meer gedetailleerde informatie wilt, kunt u die vinden door te klikken op de link ‘meer details’.

Wij hebben ons best gedaan om alle informatie duidelijk en leesbaar op te schrijven. Heeft u na het lezen van de Privacyverklaring nog vragen over ons gebruik van uw Persoonsgegevens, dan kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen. Verderop in deze verklaring leest u hoe u dit kunt doen.

Als laatste willen wij u nog meegeven dat onze dienstverlening zich ontwikkelt en daarmee ook onze Privacyverklaring. Wij raden u daarom aan regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn gedaan in deze Privacyverklaring, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Helemaal onderaan in deze Privacyverklaring kunt u lezen wanneer het voor het laatst is gewijzigd. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u op de hoogte stellen via e-mail.

Wij streven ernaar om zorgvuldig en veilig gebruik te maken van uw Persoonsgegevens en wij houden ons daarbij tenminste aan de volgende beginselen in verband met de Verwerking van Persoonsgegevens:

• Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie:

Persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze die ten opzichte van de Betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is.

• Doelbinding:

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Deze doeleinden zijn concreet en voorafgaand aan de Verwerking opgeschreven. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

• Dataminimalisatie:

Bij een Verwerking van Persoonsgegevens blijft de hoeveelheid en het soort gegevens beperkt tot de Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het specifieke doeleinde. De gegevens dienen met het oog op dat doel toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig te zijn.

• Noodzakelijkheid en evenredigheid:

Verwerking van Persoonsgegevens gebeurt op de minst ingrijpende wijze en dient in redelijke verhouding te staan tot het beoogde doeleinde.

• Juistheid:

Er worden maatregelen getroffen om zoveel mogelijk te waarborgen dat de Persoonsgegevens juist en actueel zijn.

• Integriteit en vertrouwelijkheid:

Persoonsgegevens worden adequaat beveiligd volgens de geldende beveiligingsnormen.

• Opslagbeperking:

Persoonsgegevens worden niet langer verwerkt dan noodzakelijk is voor de doeleinden van de Verwerking. OnzeCoach neemt in ieder geval de wettelijke bewaartermijnen in acht.

Gehanteerde begrippen

De begrippen uit deze Privacyverklaring zijn (groten)deels gebaseerd op de definities uit artikel 4 van de AVG.

• AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming die sinds 25 mei 2018 van toepassing is.
• Privacyverklaring: deze verklaring waarin staat beschreven wie Wij zijn, hoe en voor welke doeleinden Wij uw Persoonsgegevens verwerken, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en wat verder nog van belang kan zijn voor u om te weten.
• Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon (de Betrokkene).
• Betrokkene: degene op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben.
• Verwerking: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, ordenen, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, samenbrengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van Persoonsgegevens.
• Verwerkingsverantwoordelijke: de (operationele) directie van OnzeCoach, ofwel de persoon of entiteit die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.
• Verwerker: persoon of entiteit die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt.
• Bijzonder(e) Persoonsgegeven(s): Persoonsgegevens die door hun aard bijzonder gevoelig zijn, verdienen specifieke bescherming aangezien de context van de verwerking ervan significante risico’s kan meebrengen voor de Betrokkene. Denk aan gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt en verwerking van Gegevens over gezondheid. Verwerking is verboden tenzij de AVG een uitzondering maakt.
• Gezondheidsgegevens: Persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid, zoals ziekte, handicap, ziekterisico, medische voorgeschiedenis, klinische behandeling, patiëntennummer, uitslagen onderzoeken, fysiologische of biomedische staat van de Betrokkene, ook uit verleden/toekomst.

In het geval van OnzeCoach kan het zijn dat Gezondheidsgegevens over de Betrokkene worden verwerkt tijdens de uitvoering van de coaching. Voorbeelden hiervan zijn stressfactoren en ervaren werkbeleving.

• Gebruiker van Persoonsgegevens: degene die onder rechtstreeks gezag van de Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker gemachtigd is om Persoonsgegevens te verwerken. Het gaat tevens om personen die op andere wijze in een hiërarchische verhouding tot Verwerkingsverantwoordelijke of Verwerker staan. Denk aan werknemers van OnzeCoach maar bijvoorbeeld ook aan bij OnzeCoach gedetacheerde krachten of ZZP’ers die werken op basis van instructies van OnzeCoach.
• Opdrachtgever: degene of de organisatie die OnzeCoach opdracht heeft verstrekt tot het uitvoeren van een coachtraject of andere interventies en of begeleiding om werknemers inzicht te geven in hun duurzame inzetbaarheid.
• Derde: Ieder ander, niet zijnde de Betrokkene, noch de Verwerkingsverantwoordelijke, noch de Verwerker, noch de Gebruiker van Persoonsgegevens.
• Toestemming van de betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee Betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende Verwerking van Persoonsgegevens aanvaardt. Toestemming moet gericht zijn op een specifieke (categorie van) Verwerking(en).

 

Wie zijn Wij, hoe ziet onze aanpak eruit en hoe kunt u ons bereiken?

OnzeCoach is een organisatie wat een glasheldere coachplatform aanbiedt. Hiermee regelt OnzeCoach alles rondom coaching organisaties en voor haar werknemers. Niet alleen werken wij met de beste coaches voor u, ons self-selection-system biedt alle vrijheid om de beste coach de kiezen. OnzeCoach biedt geweldige coaching, veel thema’s, alle keuzevrijheid, hoge transparantie en super service.

U kunt ons bereiken door een bezoek te brengen aan OnzeCoach. Wij zijn gevestigd te Leusden 3833 LB, Storkstraat 28 en staan geregistreerd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 56655770. Wij zijn tevens bereikbaar via een e-mail naar info@OnzeCoach.nl, en via telefoon naar 085-3030231. Wij hebben tevens een Functionaris voor de Gegevensbescherming (hierna: FG) aangesteld. Deze persoon is onze interne toezichthouder en houdt bij ons toezicht op de toepassing en naleving van de AVG. De FG neemt een onafhankelijke positie in binnen OnzeCoach. Je kunt de FG bereiken via k.vunderink@prevermo.nl.

Wij streven ernaar om medewerkers (ofwel Betrokkenen) van Opdrachtgevers inzicht te geven in de eigen inzetbaarheid en deze te verbeteren met behulp van gerichte coach trajecten.

Coaching:
OnzeCoach is samen met onze zustermaatschappijen Adaptics, Amplooi, De Bedrijfspoli, Rienks Arbodienst en TrajectConsult onderdeel van het concern ‘Prevermo groep B.V’. Prevermo Groep B.V. is gevestigd te Huizen (1273 NA) aan de Huizermaatweg 15 en staat geregistreerd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 57617783.

Deze Privacyverklaring betreft uitsluitend OnzeCoach. Wij zijn ‘Verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de AVG voor de Verwerkingen van Persoonsgegevens die in deze Privacyverklaring worden beschreven.

Welke Persoonsgegevens verzamelt OnzeCoach van u?

Wij verzamelen Persoonsgegevens via onze Opdrachtgevers en via uzelf (de Betrokkenen). Betrokkenen zijn personen/medewerkers, die in dienst zijn van onze Opdrachtgevers of particulieren. Daarnaast kan een betrokkene in dienst bij OnzeCoach zijn of anderszins in een hiërarchische verhouding tot OnzeCoach staan.

Wij verzamelen verschillende categorieën Persoonsgegevens:

• Personalia (bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht en geboortedatum)
• Gezondheidsgegevens (voorbeelden hiervan zijn de resultaten van de coaching (bijv. mate van stress, ervaren werkbeleving), De Verwerking van Gezondheidsgegevens geniet specifieke aandacht. Deze gegevens worden alleen door ons verzameld voor zover Betrokkenen daar uitdrukkelijke Toestemming voor hebben gegeven.
• Gedurende de looptijd van een traject wordt informatie verzameld over de duur van een traject of over uw tevredenheid over dit traject.
• Accountgegevens (bijvoorbeeld gebruikersnaam en wachtwoord)
• Interactiegegevens (bijvoorbeeld uw contact met de klantenservice of digitale en/of schriftelijke correspondentie)

De hierboven omschreven categorieën van Persoonsgegevens ontvangen Wij zowel rechtstreeks van u, als via derden partijen voor zover dit in overstemming is met de wet.

Persoonsgegevens die u rechtstreeks aan ons verstrekt

Hierbij kunt u onder meer denken aan:

• Persoonsgegevens die worden verstrekt op voor deelname aan coaching;
• Persoonsgegevens die u verstrekt op het moment dat u een account aanmaakt op ons online platform om een afspraak met een van onze professionals te maken;
• Persoonsgegevens die u verstrekt gedurende de coaching die OnzeCoach biedt;
• Persoonsgegevens die u verstrekt in het kader van (o.m.) correspondentie, feedback, hulp (Q&A), geschillenbeslechting, tevredenheidsonderzoek e.d.

Persoonsgegevens over anderen die u rechtstreeks aan ons verstrekt

Het kan voorkomen dat u de Persoonsgegevens van andere personen met ons deelt. Bijvoorbeeld de adres- of contactgegevens van anderen. Wij attenderen u erop dat het uw eigen verantwoordelijkheid is om na te gaan of deze personen akkoord zijn met een Verstrekking van hun Persoonsgegevens aan OnzeCoach.

Persoonsgegevens die Wij van derden ontvangen

Wij kunnen contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, afdeling en bij hoge uitzondering adresgegevens) ontvangen van uw werkgever, zodat Wij u kunnen toegang kunnen geven tot onze online omgeving of om u te kunnen koppelen aan één van onze professionals. uitnodigen voor deelname aan een Preventief Medisch Onderzoek (PMO), vitaliteitscoaching, een training of een keuring.

 

Cookies
Op deze website wordt een Analytics cookie en een OnzeCoach cookie gebruikt. De cookie van OnzeCoach wordt alleen gebruikt om gegevens op te slaan ten behoeve van het gebruik van de site zoals filters en zoekgegevens. De gegevens van OnzeCoach cookie zijn anoniem.

Privacy wetgeving en Analytics
Zoals hieronder beschreven in de officiële verklaring die Google Analytics gebruikers op hun website moeten plaatsen maakt deze website gebruik van Google Analytics. Dit programma levert belangrijke statistieken over aantallen bezoekers, de bezochte pagina’s, de verkeersbronnen en andere essentiële informatie waarmee wij deze website voortdurend kunnen verbeteren voor de gebruikers. Deze statistieken zijn anoniem en niet te herleiden tot een bepaalde persoon of gebruiker. Er wordt geen gebruik gemaakt van ‘behavioural targeting’ waarmee u op basis van uw klikgedrag speciale inhoud krijgt te zien; uw surfgedrag blijft volledig anoniem. Gegevens uit contactformulieren worden nooit in Analytics verwerkt of opgeslagen.

Google Analytics maakt gebruik van een cookie, dat is een klein bestandje dat op uw computer wordt opgeslagen. Wij hebben Google Analytics conform de privacy wetgeving ingericht, zodat er geen toestemming vooraf van de gebruiker nodig is.

IP adressen worden gemaskeerd en gegevens niet gedeeld
Het cookie van Google Analytics is een ‘first party cookie’, dat wil zeggen dat het cookie officieel eigendom is van Hayona en niet van Google. Dit cookie wordt niet gebruikt voor advertenties of andere commerciële doeleinden. Hayona heeft een verwerkersovereenkomst met Google. Daarnaast is Google Analytics zo ingesteld dat IP-adressen anoniem zijn gemaakt, zodat gegevens nooit naar u of uw IP adres te herleiden zijn. Verder wordt vanuit het Analytics account van Hayona geen informatie gedeeld met Google of andere partijen. Daarmee is het Analytics cookie van Hayona een niet-privacy gevoelig first-party cookie dat nodig is om de kwaliteit en veiligheid van hayona.nl te kunnen waarborgen. Het Analytics cookie blijft 6 maanden geldig.

Opt-out
Als u het script van Analytics liever helemaal wilt blokkeren dan kunt u hier een opt-out plugin voor Google Analytics downloaden: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Met deze plugin telt uw bezoek niet meer mee in de statistieken van alle websites die Google Analytics gebruiken.

Google Analytics – verklaring van Google
Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies” (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe bezoekers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde anonieme informatie over uw gebruik van de website wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe deze website wordt gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor de eigenaar van deze website (Hayona BV) en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie alleen aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal Uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in Uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten. Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze e

Voor welke doeleinden verwerken Wij uw Persoonsgegevens?

OnzeCoach verzamelt uw Persoonsgegevens om u inzicht te kunnen geven in uw duurzame inzetbaarheid.

OnzeCoach verzamelt gegevens die gaan over uw gezondheid, vitaliteit en ontwikkeling, ofwel duurzame inzetbaarheid. Dit zijn gegevens die u zelf verstrekt tijdens uw aanmelding bij OnzeCoach of gedurende de coaching.

Deze gegevens worden gebruikt om u inzicht te geven in uw eigen gezondheid, vitaliteit en ontwikkeling. De verzamelde gegevens kunnen worden gebruikt om een rapportage op organisatie- of afdelingsniveau te maken voor de werkgever. Hiervoor dienen ten minste 15 medewerkers te hebben deelgenomen.

Wij verzamelen en verwerken Persoonsgegevens verder voor de uitvoering van de met u en de met onze Opdrachtgevers afgesloten overeenkomst(en), administratie en communicatie om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voor de uitvoering van kwaliteits- en managementdoeleinden en onderzoeksdoeleinden maken Wij zo veel als mogelijk gebruik van anonieme gegevens en dus niet van Persoonsgegevens.

 De verschillende doeleinden, zoals hierboven omschreven, worden hieronder in meer detail omschreven. Wij verwerken uw Persoonsgegevens niet verder op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

In het kader van een overeenkomst. Voor de voorbereiding, totstandkoming, uitvoering en evt. beëindiging van de overeenkomst(en) tussen uw Opdrachtgever en OnzeCoach. Denk bijvoorbeeld aan een Overeenkomst voor het uitvoeren van een Coachtraject

Administratie. Voor de uitvoering en controle van de administratie van OnzeCoach in brede zin (bijvoorbeeld de mogelijkheid om te kunnen factureren).

Communicatie, marketing en personaliseringsdoeleinden. Voor het doen van (eventueel gepersonaliseerde) aanbiedingen, en/of voor het verstrekken en uitwisselen van informatie over de activiteiten van OnzeCoach (denk aan de nieuwsbrief). Indien u hier actief toestemming voor heeft gegeven door uzelf in te schrijven voor onze nieuwsbrief of door uw gegevens op onze website achter te laten voor het downloaden van content.

Kwaliteits- en managementdoeleinden. Om de kwaliteit van de dienstverlening, processen en systemen te onderzoeken en verbeteren, voor het informeren van het management en het (doen) verzorgen van (interne) audits.

Onderzoeksdoeleinden. Om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren worden persoonsgegevens verwerkt voor onderzoeksdoeleinden. Onze onderzoeksdoeleinden zijn altijd verenigbaar met de doeleinden waarvoor uw Persoonsgegevens zijn verkregen door OnzeCoach.

OnzeCoach zorgt ervoor dat er zo min mogelijk Persoonsgegevens worden verwerkt en altijd op een veilige manier. OnzeCoach verstrekt mogelijk gegevens aan derde partijen voor (toegepast) wetenschappelijk onderzoek, maar deze gegevens zijn altijd geanonimiseerd. Dit betekent dat deze gegevens nooit herleidbaar zijn tot een persoon. Het anonimiseren van Persoonsgegevens wordt uitgevoerd door OnzeCoach zelf.

Benchmark. Om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren voeren Wij een benchmarkonderzoek uit. Dit onderzoek is verenigbaar met het doeleinde waarvoor Wij uw Persoonsgegevens hebben verzameld.

Ook voor de opbouw en instandhouding van de vergelijkingsgroep (benchmark) wordt uitsluitend geanonimiseerde data gebruikt. Het anonimiseren van Persoonsgegevens wordt uitgevoerd door OnzeCoach zelf. De Benchmark helpt OnzeCoach om vast te stellen of de resultaten afwijken van het gemiddelde in Nederland, zodat Wij jou (individueel) en jouw werkgever (op bedrijfsniveau) beter en gerichter kunnen adviseren.

Wet- en regelgeving. Voor identificatie, bestrijding van fraude, verzorging van interne controle en bedrijfsveiligheid en de naleving van wet en regelgeving.

Op welke juridische grondslagen baseren Wij de Verwerking(en) van uw Persoonsgegevens?

De wet bevat een limitatieve opsomming van grondslagen die de Verwerking van uw Persoonsgegevens rechtvaardigen. Wij beroepen ons op drie van deze juridische grondslagen. Onze verwerking(en) van uw Persoonsgegevens geschieden namelijk ter uitvoering van een overeenkomst, wettelijke plicht, op basis van een gerechtvaardigd belang van OnzeCoach en/of op basis van uw Toestemming. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

Uitvoering van de overeenkomst. Wij gebruiken uw Persoonsgegevens voor zover uw gegevens noodzakelijk zijn om de overeenkomst die u met ons heeft, uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan de arbeidsovereenkomst of een overeenkomst met onze opdrachtgever.

Wettelijke plicht. Wij gebruiken uw Persoonsgegevens ook voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke plichten die op ons rusten. Denk bijvoorbeeld aan de de Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO of belastingwetten en onze administratieverplichtingen die daaruit voortvloeien.

Toestemming. Wij mogen met uw Toestemming uw Persoonsgegevens gebruiken voor het uitvoeren van een Coachtraject. U kunt uw toestemming natuurlijk altijd intrekken. Toestemming van betrokkene dient in alle gevallen vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig te zijn. Jij kunt je toestemming natuurlijk altijd intrekken. Onder het kopje ‘Kunt u uw toestemming later alsnog intrekken?’ lees je hoe je dit kunt doen.

Aan wie verstrekken Wij uw Persoonsgegevens?

In principe verstrekken wij uw persoonsgegevens niet aan derden. Dit doen wij enkel indien het verstrekken van deze persoonsgegevens in overeenstemming is met deze privacyverklaring en (privacy)wetgeving. Voor de verstrekking kunnen verschillende redenen zijn. Zo kan het voor onze dienstverlening noodzakelijk zijn om uw Persoonsgegevens te verstrekken aan derden. Ook kan er sprake zijn van een wettelijke verplichting op basis waarvan OnzeCoach uw Persoonsgegevens moet verstrekken, bijvoorbeeld bij wettelijke verplichte aanstellingskeuringen.

Anderzijds kunnen wij ook met uw (uitdrukkelijke) Toestemming Persoonsgegevens verstrekken aan derden, bijvoorbeeld aan partijen die u een gerichte interventie kunnen aanbieden. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

Uw Persoonsgegevens kunnen worden ontvangen door de onderstaande categorieën van ontvangers:

Zustermaatschappijen. Wij kunnen Persoonsgegevens delen met onze zustermaatschappijen om gezamenlijk met een verenigbaar doel content en producten en/of diensten te kunnen leveren (zoals registratie en klantenondersteuning), om te helpen bij de ontwikkeling van producten, websites, applicaties, diensten, tools en communicatie, en om mogelijk illegale activiteiten, schendingen van ons beleid, fraude en/of inbreuken op de gegevensbeveiliging te voorkomen, op te sporen en te onderzoeken.

Autoriteiten. Bijvoorbeeld toezichthouders, belastingdienst, politie en andere wettelijke instanties. Wij kunnen uw Persoonsgegevens delen:

• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of een rechterlijk bevel; of
• indien dit noodzakelijk is ter voorkoming, opsporing of vervolging van strafbare feiten (zoals fraude, bedrog of vervolging); of
• indien het noodzakelijk is voor het handhaven van ons beleid of ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen.

Zakelijke dienstverleners. Bijvoorbeeld een door ons ingeschakeld postorderbedrijf om (vertrouwelijke) informatie aan u te bezorgen, of een organisatie die door ons wordt ingeschakeld om de klantenservice te verzorgen.

Leveranciers en Verwerkers. Wij verstrekken persoonsgegevens aan leveranciers die ten behoeve van OnzeCoach persoonsgegevens verwerken. Dit betekent dat deze leveranciers onder onze verantwoordelijkheid verwerken voor ons. Wij zorgen ervoor dat met dergelijke leveranciers en/of verwerkers duidelijke afspraken zijn gemaakt zoals verplicht op grond van de AVG.

Overig. Iedere derde partij waarvoor Wij uw Toestemming hebben ontvangen om uw Persoonsgegevens mee te delen (bijvoorbeeld in het kader van een samenwerking), en/of waarvan OnzeCoach nu of in de toekomst onderdeel uitmaakt als gevolg van een reorganisatie, fusie of overname.

Worden uw Persoonsgegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte?

Nee. Uw Persoonsgegevens worden alleen verwerkt binnen de grenzen van de Europese Economische Ruimte (hierna: “EER”). De EER bestaat uit de lidstaten van de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein en Noorwegen. Alle EER-landen moeten voldoen aan dezelfde regels uit de AVG, waarmee wordt beoogd op Europees niveau een consistent beschermingsniveau bij de Verwerking van Persoonsgegevens te verzekeren.
Wie heeft er binnen OnzeCoach toegang tot uw Persoonsgegevens?
In het kwaliteitssysteem van OnzeCoach is aangegeven wie op grond van het vastgestelde autorisatieschema toegang heeft tot de registratiesystemen en hoe de autorisaties worden toegekend en beheerd. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

Toegang tot de gegevens hebben alleen die medewerkers die in hun functie en taken, direct dan wel indirect betrokken zijn bij de uitvoering van de contractueel overeengekomen dienstverlening van OnzeCoach. Medewerkers hebben slechts toegang tot die delen van de gegevens, waarover zij voor een goede taakuitoefening moeten beschikken.

Hoe lang worden uw Persoonsgegevens bewaard?

Uw Persoonsgegevens worden verwijderd wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de hierboven beschreven doeleinden. Daarbovenop geldt dat OnzeCoach uw Persoonsgegevens in geen geval langer zal bewaren, dan wettelijk is toegestaan. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

Op het moment dat een bewaartermijn verstrijkt, zullen uw Persoonsgegevens worden verwijderd of de identificerende kenmerken worden verwijderd. Wij hebben in een ons bewaartermijnenbeleid per soort persoonsgegeven de (uiterlijke) bewaartermijn bepaald. Mocht er sprake zijn van een wettelijke bewaarplicht die de door ons geformuleerde (uiterlijke) bewaartermijn overstijgt, dan gaat de wettelijke bewaarplicht voor.

In het hiernavolgende lichten Wij kort de meest relevante bewaartermijnen toe.

• Persoonsgegevens die Wij verzamelen en die onderdeel uitmaken van het dossier, bewaren Wij niet langer dan 2 jaar nadat de dienst ten einde is.
• Persoonsgegevens die Wij verzamelen van onze medewerkers in het kader van een arbeidsovereenkomst, bewaren Wij in beginsel niet langer dan twee jaren nadat het dienstverband met de betreffende medewerker is beëindigd.
  Dit is anders indien deze persoonsgegevens van fiscaal belang* zijn of indien aan het einde van deze termijn sprake is van een lopend geschil/vordering/claim/nog lopende verjaringstermijnen van vorderingen voortvloeiende uit verbintenissen. De van belang zijnde gegevens zullen alsdan (langer) worden bewaard tot het moment van afwikkeling of verloop van geschil/vordering/claim/lopende verjaringstermijn.
• Persoonsgegevens die Wij verzamelen van ZZP’ers (zelfstandigen) in het kader van een overeenkomst van opdracht, bewaren Wij in beginsel niet langer dan twee jaren nadat de overeenkomst van opdracht met de betreffende ZZP’er is beëindigd.
  Dit is anders indien deze persoonsgegevens van fiscaal belang* zijn of indien aan het einde van deze termijn sprake is van een lopend geschil/vordering/claim/nog lopende verjaringstermijnen van vorderingen voortvloeiende uit verbintenissen. De van belang zijnde gegevens zullen alsdan (langer) worden bewaard tot het moment van afwikkeling of verloop van geschil/vordering/claim/lopende verjaringstermijn.
• *Persoonsgegevens op bijvoorbeeld facturen, loonstroken, een arbeidscontract en andere documenten uit onze administratie die van fiscaal belang zijn, bewaren Wij ten minste zeven jaren vanaf het eerste boekjaar ná het einde van het boekjaar waarin de factuur is voldaan;

Hoe kunt u uw Persoonsgegevens beheren?

U heeft het recht de verzameling van uw Persoonsgegevens door ons in te zien, te verbeteren en/of te wissen. Daarnaast kun u bij ons uw volgende rechten inroepen: het recht op beperking van de Verwerking van uw Persoonsgegevens, het recht op overdracht van uw Persoonsgegevens (dataportabiliteit) en het recht van bezwaar. Hieronder leest u waar en hoe u gebruik kunt maken van deze rechten. Daarnaast leest u over de termijnen, kosten en overige relevante informatie met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten. Houd u er rekening mee dat Wij aanvullende informatie kunnen opvragen om uw identiteit te verifiëren. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

 

Termijn

Wij reageren normaal gesproken binnen één kalendermaand op uw verzoek tot uitoefening van uw recht(en). Indien Wij deze termijn van één kalendermaand niet halen, zullen Wij binnen dezelfde maand de reden van vertraging aan u melden. Houd u er rekening mee dat OnzeCoach aanvullende informatie kan opvragen om uw identiteit te verifiëren. Wij mogen onze reactietermijn met twee kalendermaanden verlengen, mits Wij dit kunnen onderbouwen op grond van complexiteit van uw verzoek(en) en / of het aantal verzoeken van u.

Kosten

In beginsel verstrekken Wij kosteloos de opgevraagde informatie en reageren Wij kosteloos op de uitoefening van uw recht(en). Aan vervolgverzoeken kunnen in enkele gevallen administratieve kosten verbonden zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u om meerdere kopieën van dezelfde informatie verzoekt.

Weigering medewerking aan uw verzoek

Wij weigeren enkel een verzoek bij hoge uitzondering: indien het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Een verzoek is kennelijk ongegrond indien niet is voldaan aan de randvoorwaarden voor een verzoek, of wanneer u buiten het recht van de AVG informatie opvraagt. Denk aan een inzageverzoek in Persoonsgegevens van een ander. Een verzoek is buitensporig als een zeer disproportionele last op ons wordt gelegd, bijvoorbeeld bij wekelijks opvragen van uw dossiers. Wij hebben de bewijslast om aan te tonen dat er sprake is van een kennelijk ongegrond of buitensporig verzoek.

Uw recht op inzage, correctie en / of het wissen van Persoonsgegevens

Als u inzage wenst in de over u verwerkte Persoonsgegevens en/of gegevens wilt verbeteren of wissen (voor zover toelaatbaar), dan kunt u contact opnemen via info@OnzeCoach.nl.

Wij corrigeren of wissen uw Persoonsgegevens indien uw Persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de Verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel op andere wijze in strijd zijn met een wettelijk voorschrift. Het recht om Persoonsgegevens te (laten) wissen is geen absoluut recht. Per geval wegen Wij het verzoek om gegevens te wissen af tegen andere (grond)rechten en belangen.

Wij zullen Derden aan wie deze gegevens zijn verstrekt op de hoogte brengen van een aanpassing, het wissen van Persoonsgegevens of beperking. Wij hoeven deze partijen niet op de hoogte te stellen wanneer dit onmogelijk blijkt, of een onevenredige inspanning (qua kosten en tijd) zou vergen. U mag bij ons een opgave verzoeken van degene(n) aan wie Wij deze mededeling hebben gedaan.

Uw recht op beperking van de Verwerking, het recht op overdracht van Persoonsgegevens

Voor de uitoefening van uw recht op beperking van de Verwerking van uw Persoonsgegevens en het recht op overdracht van uw Persoonsgegevens, kunt u eveneens uw verzoek richten aan info@OnzeCoach.nl.

Het recht op beperking van Verwerking van uw Persoonsgegevens kan worden uitgelegd als het markeren van opgeslagen Persoonsgegevens met als doel de Verwerking ervan in de toekomst te beperken. Kort gezegd, de Verwerking van Persoonsgegevens wordt tijdelijk bevroren totdat een bezwaar of geschil is opgelost.

Wij zullen gedurende de beperking deze Persoonsgegevens alleen verwerken…:

• …met uw Toestemming;
• …voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• …ter bescherming van de rechten van anderen of om gewichtige redenen van algemeen belang voor de Europese Unie of voor een lidstaat.

Het recht op gegevensoverdraagbaarheid geeft u het recht om uw Persoonsgegevens te verkrijgen die u aan ons heeft verstrekt, om vervolgens de Persoonsgegevens over te dragen naar een andere Verwerkingsverantwoordelijke (anders dan OnzeCoach). Dit recht geldt alleen wanneer de Verwerking is gegrond op uw (al dan niet uitdrukkelijke) Toestemming of noodzakelijkheid voor de uitvoering van een overeenkomst.

Uw recht op bezwaar

Ook voor de uitoefening van uw recht op bezwaar, kunt u terecht bij info@OnzeCoach.nl.

U kunt uw recht op bezwaar in drie gevallen inroepen:

• Allereerst mag u bezwaar aantekenen tegen Verwerking bij ons in verband met uw persoonlijke omstandigheden. De Verwerking moet dan wel zijn gebaseerd op de behartiging van het gerechtvaardigd belang van ons of van een Derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Wij zullen de Verwerking staken tenzij er dwingende, gerechtvaardigde gronden zijn waardoor ons verwerkingsbelang groter is dan uw belang om de Verwerking te laten staken.
• Ten tweede kan u bezwaar maken tegen de Verwerking van uw Persoonsgegevens met het oog op direct marketing. Aan een dergelijk verzoek zullen Wij altijd gehoor geven.
• Ten derde kan u bezwaar maken tegen de Verwerking van uw gegevens voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden op grond van specifiek met uw situatie verband houdende redenen. Aan een dergelijk bezwaar zullen Wij altijd gehoor geven.

Kunt u uw toestemming later alsnog intrekken?

Indien u toestemming heeft gegeven voor een bepaalde Verwerking van uw Persoonsgegevens, dan kunt u deze Toestemming altijd intrekken. Houd er rekening mee dat de intrekking van uw Toestemming geen terugwerkende kracht heeft en dat het intrekken van Toestemming alleen mogelijk is wanneer u eerst Toestemming heeft gegeven. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

U kunt de intrekking van uw toestemming kenbaar maken via info@OnzeCoach.nl

Kunt u een klacht indienen?

Indien u een klacht heeft over het gebruik van uw Persoonsgegevens door OnzeCoach. Bijvoorbeeld omdat u vindt dat OnzeCoach niet zorgvuldig omgaat met uw Persoonsgegevens, of omdat u inzage of rectificatie heeft gevraagd van uw Persoonsgegevens, maar u niet tevreden bent met onze reactie. Stuur dan u klacht naar info@OnzeCoach.nl t.a.v. de functionaris gegevensbescherming Daarnaast kunt u ook direct een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’.

Indien OnzeCoach weigert tegemoet te komen aan een verzoek van Betrokkene, dan informeert OnzeCoach Betrokkene over de redenen daarvan. Mocht de Betrokkene zich niet bij deze redenen kunnen neerleggen, dan staat het hem of haar vrij om een klacht in te dienen. In dat geval geldt onderstaande verloop:

• Betrokkene kan zich opnieuw wenden tot OnzeCoach;
• OnzeCoach registreert in dat geval een klacht;
• Klachten worden zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen één maand afgehandeld;
• OnzeCoach is bij een (privacygerelateerde) klacht verplicht om de FG om advies te vragen;
• Indien de klacht niet naar tevredenheid van Betrokkene kan worden opgelost door OnzeCoach, dan kan Betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
• Betrokkene heeft ook de mogelijkheid om zijn of haar verzoek bij de rechter af te dwingen.

U kunt uw klachten indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Bent u verplicht Persoonsgegevens te verstrekken aan ons en wat als u geen Persoonsgegevens wilt verstrekken?

Voor OnzeCoach is uw verstrekking van Persoonsgegevens in sommige gevallen noodzakelijk. Bijvoorbeeld om een overeenkomst met u aan te kunnen gaan of een dienst te kunnen leveren. Wanneer de verstrekking van uw Persoonsgegevens voor ons noodzakelijk is, zullen Wij u daarop attenderen Wanneer u ervoor kiest de opgevraagde Persoonsgegevens niet te verstrekken, kunnen Wij de betreffende overeenkomst of dienst niet sluiten of leveren.

Wanneer is deze Privacyverklaring voor het laatst gewijzigd?

Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op en geldig per 17 mei 2022.